Check in là gì? Quy trình checkin cơ bản tại các khách sạn diễn ra như thế nào

Checkin là hoạt động không thể thiếu trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ, homestay. Vậy quy trình checkin khách sạn, nhà nghỉ, homestay được diễn ra như nào? Trình tự thủ tục ra sao? Theo dõi ngay bài viết ManMo 3H cung cấp bên dưới.

Checkin là gì?

Checkin là cụm từ cực kỳ quen thuộc tại các sân bay, nhà cảng, khách sạn, nhà nghỉ. Check in trong khách sạn là cụm từ được sử dụng để chỉ quy trình đăng ký, xác nhận khách lưu trú tại khách sạn. Quy trình này được thực hiện tại khu vực tiền sảnh, chủ yếu do bộ phận lễ tân của khách sạn, nhà nghỉ, homestay đảm nhiệm.

quy-trinh-checkin-khach-san

Đối với các nhà nghỉ, khách sạn tính giá theo ngày, thời gian check in sẽ được tính từ 14h chiều hôm trước.

Trong trường hợp nhà nghỉ, homestay tính giá theo giờ, khách hàng có thể đến checkin bất cứ lúc nào trong khoảng thời gian mà nhà nghỉ, homestay đó quy định.

Xem thêm: Quản lý kho hàng khách sạn hiệu quả

Những điều cần lưu ý đối với nhân viên checkin tại khách sạn

  • Lịch sự, niềm nở chào đón khách hàng

  • Bình đẳng với tất cả khách hàng

  • Nhớ số phòng, tên khách. Hãy nhớ rằng luôn sử dụng tên của họ trong quá trình phục vụ

  • Tôn trọng khách hàng, không tỏ thái độ hay tranh cãi với họ

  • Hãy nhẹ nhàng xin lỗi nếu để khách phải chờ lâu

  • Tác phong nhanh nhẹn, nhiệt tình giúp đỡ khách hàng.

  • Trang phục lịch sự, đầu tóc gọn gàng, sạch sẽ cũng là một cách ghi điểm với khách hàng.

Quy trình thực hiện checkin tại khách sạn

  • Bước 1: Chào đón khách bằng nụ cười thân thiện và tiếp nhận thông tin/yêu cầu từ phía họ.

  • Bước 2: Xác nhận xem khách đã đặt phòng trước chưa? Nếu chưa, cần hỏi nhu cầu của khách và tư vấn phòng cho họ dựa vào tình trạng phòng thực tế.

check-in-khach-san

  • Bước 3: Thông báo cho khách hàng về các loại phòng phù hợp với nhu cầu của họ:  giá, khuyến mãi, phương thức thanh toán và các dịch vụ kèm theo

  • Bước 4: Khách chọn phòng. Nhân viên thông báo cho bộ phận liên quan để chuẩn bị đón khách.

  • Bước 5: Xin thông tin cá nhân, mượn giấy tờ tùy thân để làm thủ tục nhận phòng cho khách. Yêu cầu khách ký nhận phòng.

  • Bước 6: Hỏi khách hàng có yêu cầu đặc biệt gì không? Ghi chú và thông báo với các bộ phận liên quan để đáp ứng yêu cầu của họ.

  • Bước 7: Giao chìa khóa phòng cho khách

  • Bước 8: Chào khách hàng và gửi tới họ một lời chúc. Thông báo với bellman dẫn khách lên nhận phòng và mang hành lý lên phòng cho khách.

  • Bước 9: Cập nhật hồ sơ khách hàng vào hệ thống (phần mềm quản lý khách sạn).

Quy định của khách sạn về check in sớm

Quy định về giờ check-in, check-out là từ 12h-14h. Tuy nhiên, trong trường hợp, khách muốn nhận phòng trước, nếu còn phòng trống, lễ tân có thể tiến hành thủ tục check in sớm cho khách. 

Mỗi khách sạn sẽ có một quy định về check in sớm khác nhau. Tuy nhiên, thông thường, mức giá check in sớm sẽ như sau:

  • Từ 5h-9h: 50% giá phòng

  • Từ 9h-14h: 30% giá phòng

Hiện nay, các khách sạn, nhà nghỉ, homestay thường áp dụng phần mềm quản lý vào hoạt động kinh doanh. Đây là một phương án hỗ trợ đắc lực cho bộ phận lễ tân trong hoạt động check in, check out. 

quy-trinh-check-in-trong-khach-san

Phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay ManMo 3H cho phép bộ phận lễ tân

- Theo dõi tình trạng phòng một cách dễ dàng thông qua hình ảnh sơ đồ phòng trực quan.

- Nhanh chóng tiếp nhận hay từ chối yêu cầu đặt phòng của khách hàng.

- Hoạt động check in cũng được diễn ra dễ dàng hơn, đặc biệt đối với khách hàng cũ. Quy trình check in chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

- Phần mềm có khả năng tự tính toán thời gian lưu trú tại khách sạn, cập nhật hóa đơn theo mức giá khách sạn đã được set up từ trước.

- Đồng thời, có thể tự động áp dụng các chương trình khuyến mãi cho các khách hàng check in trong thời gian khuyến mãi tại khách sạn.

Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn ManMo 3H còn cho phép chủ khách sạn theo dõi doanh thu, tự động cập nhật phiếu thu chi, công nợ và xuất hóa đơn theo yêu cầu, …

Tham khảo thêm: Phần mềm quản lý khách sạn miễn phí

Hiện nay, phần mềm quản lý khách sạn ManMo 3H đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ trong 30 ngày. Quý khách hàng vui lòng đăng ký ngay tại đây.

Trên đây là bài viết về quy trình check in cơ bản trong khách sạn. Hy vọng bài viết đã cung cấp đủ thông tin mà bạn cần tham khảo về checkin khách sạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này.

Công ty cổ phần công nghệ số Mantan Việt Nam

Địa chỉ: 299 Kim Mã, Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 081.656.0000

Gmail: manmo3h@gmail.com