Hướng dẫn quản lý sơ đồ khách sạn

Quản lý tất cả số tầng, số phòng của cơ sở lưu trú. Có 3 màu trạng thái chính:

  • Màu xanh lá cây: phòng trống, khách hàng có thể đặt phòng
  • Màu đỏ: đã có khách hàng sử dụng
  • Màu vàng: phòng chưa dọn, cần báo cho bộ phận buồng phòng để dọn dẹp sạch sẽ.
  • Màu tím: phòng có khách đã đặt trước trong ngày đó

Chọn từng phòng sẽ hiển thị ra các chức năng tương ứng (xem hình minh họa).

  • Nhận phòng

Chọn 1 phòng > nhận phòng. Chuyển sang giao diện nhận phòng để người quản lý điền thông tin khách hàng. Điền đầy đủ thông tin, chọn “Nhận phòng”. Phòng được nhận sẽ chuyển trạng thái sang màu đỏ.

  • Danh sách khách chờ

Khi có yêu cầu đặt phòng trên website, người quản lý dựa vào thông tin đặt phòng của khách mà chọn phòng phù hợp cho khách hàng, chờ họ đến nhận phòng. Khách hàng đó sẽ thành khách chờ của phòng đó.

Chọn “Danh sách đặt phòng” trong mục này, sẽ dẫn đến trang hiển thị toàn bộ Danh sách khách chờ của tất cả các phòng.

Khi khách đặt phòng trước lên tân check in cho khách check thông tin cho khách rồi  trùm khớp với thông tin trên hệ thống rôi thao tác check in cho khách

  • Sửa cài đặt phòng: Thay đổi tên phòng, loại phòng của phòng đó. Chọn “Lưu” để lưu kết quả.

  • Báo dọn phòng

Những phòng chưa dọn sẽ ở trạng thái màu vàng. 

Sau khi nhân viên dọn dẹp sạch sẽ, người quản lý sẽ chuyển trạng thái phòng chưa dọn (màu vàng) sang đã dọn (màu xanh) bằng cách: Chọn phòng > Báo dọn phòng > OK.

  • Báo hỏng: Báo cho người quản trị biết phòng nào có thiết bị, vật dụng gì bị hỏng. Báo hỏng  này sẽ được thêm vào Danh sách báo hỏng.

 

  • Xóa phòng: Xóa 1 phòng ra khỏi hệ thống
  • Trả phòng: khách hàng trả phòng

Hiện các chi tiết thông tin phòng, các phí sử dụng. Nếu đúng chọn “Trả phòng”

Chuyển sang trang xác nhận thông tin lần nữa. Có 2 lựa chọn: “Trả phòng” hoặc “Chuyển hóa đơn” trong trường hợp kháck đi theo đoàn và chủ đoàn thanh toán, thì chuyển hóa đơn sang cho chủ đoàn. Và xuất biên lai thu tiền cho khách hàng.

  • Hủy checkin: Hủy nhận phòng, khi khách hàng đặt phòng, nhân viên đã xếp phòng cho khách, nhưng vì lý do nào đó mà khách hàng không ở nữa.
  • Chuyển phòng: khách hàng chuyển qua phòng khác.

Thêm hàng hóa: khách hàng nhận phòng, có thể gọi đồ, sử dụng các dịch vụ bằng cách chọn Thêm hàng hóa.

  • Xem thông tin phòng: Hiển thị thông tin chi tiết khách hàng ở phòng nào, sử dụng dịch vụ gì, tính đến thời điểm hiện tại.